Сервисом Bitlex было рассмотрено Ваше обращение и сообщается следующее.

Из предоставленной Вами информации можно сделать следующие выводы.

1. О выставлении счета по электронной почте

Сейчас такой вариант обмена документами является очень спорным, ведь доказать в суде факт получения другой стороной документа очень трудно, так же как и доказать тот факт, что документ получило уполномоченное лицо другого предприятия.

Законодательством Украины не определено четкое применение и использование электронной почты при рассмотрении дел в судах. Поэтому судьи имеют право самостоятельно решать, признавать в конкретном деле электронную переписку доказательством или нет.

Электронная переписка регулируется Законом Украины «Об электронных документах и ​​электронном документообороте», где определено понятие электронного документа – это документ, информация в котором зафиксирована в виде электронных данных, включая обязательные реквизиты документа.

Также законодательство Украины четко регламентирует применение ЭЦП для переписки по электронной почте. Закон Украины «Об электронной цифровой подписи» определяет правовой статус электронной цифровой подписи (ЭЦП) и регулирует отношения, возникающие при использовании ЭЦП. ЭЦП использует само государство, в частности, судьи подписывают процессуальные документы по делам, налоговые органы принудительно перевели все отчеты в электронную форму и требуют подписывать их ЭЦП. Учитывая это, судьи без особых усилий признают такую ​​электронную переписку доказательством по делу.

В Вашем случае отсутствует ЭЦП, поэтому суды могут признать такую ​​переписку ненадлежащим доказательством.

При рассмотрении дела в суде вторая сторона, скорее всего, не будет признавать получения электронных писем, которые могут подтвердить направление счета. Также при переписке с представителем юридического или физического лица следует учитывать, имеет ли достаточный объем прав этот представитель для ведения этой переписки.

Кроме того, сторона может указывать, что распечатка электронной переписки является подделкой и не соответствует электронному оригиналу.

Для легализации электронной переписки можно указывать в договорах данные об аккаунте, из которых будет ведение переписки между сторонами, но в Вашей ситуации это правило тоже не соблюдено.

Если дело дойдет до суда, при рассмотрении дела суд по своему убеждению может рассматривать электронные доказательства, если придет к выводу, что они надлежащие и допустимые.

В соответствии со статьей 96 Хозяйственного процессуального кодекса Украины электронными доказательствами есть информация в электронной (цифровой) форме, которая содержит данные об обстоятельствах, имеющих значение для дела, в частности, электронные документы (в том числе текстовые документы, графические изображения, планы, фотографии, видео и звукозаписи и т. д.), веб-сайты (страницы), текстовые, мультимедийные и голосовые сообщения, метаданные, базы данных и другие данные в электронной форме. Такие данные могут храниться, в частности на портативных устройствах (картах памяти, мобильных телефонах и т. п.), серверах, системах резервного копирования, других местах хранения данных в электронной форме (в том числе в сети Интернет).

Электронные доказательства представляются в подлиннике или в электронной копии, заверенной электронной цифровой подписью, приравненным к собственноручной подписи в соответствии с Законом Украины "Об электронной цифровой подписи". Законом может быть предусмотрен иной порядок удостоверения электронной копии электронного доказательства.

Участники дела имеют право подавать электронные доказательства в бумажных копиях, заверенных в порядке, предусмотренном законом. Бумажную копию электронного доказательства нельзя считать письменным доказательством.

Участник дела, который подает копию электронного доказательства, должен отметить о наличии у него или другого лица оригинала электронного доказательства.

Если представлена ​​копия (бумажная копия) электронного доказательства, суд по ходатайству участника дела или по собственной инициативе может истребовать у соответствующего лица оригинал электронного доказательства. Если оригинал электронного доказательства не подан, а участник дела или суд ставит под сомнение соответствие представленной копии (бумажной копии) оригинала, такое доказательство не принимается судом во внимание.

Итак, как Вы видите, для предоставления суду данной переписки в качестве доказательства, нужно доказать факт такой переписки, заверенной ЭЦП, и доказать факт получения уполномоченным лицом другой стороны уведомления в электронной форме.

В Вашем случае это будет сделать очень сложно.

2. О договоре и расходной накладной

Как можно увидеть, расходная накладная не подписана другой стороной, отсутствует печать. Это может свидетельствовать в суде, что другая сторона не получала товар. Поэтому прежде чем обращаться в суд о взыскании задолженности и уплаты неустойки советуем Вам урегулировать данный вопрос в досудебном порядке.

Для этого нужно отправить другой стороне претензию (официальным письмом с описью и уведомлением о вручении на официальный адрес покупателя), где нужно описать суть сложившейся ситуации, обосновать свои требования на основании договора и повторно направить счет с расходной накладной на подпись.

Согласно условиям приложения № 1 к договору покупатель платит деньги в течение 14 дней с момента выставления поставщиком счета. В данном случае моментом выставления счета будет считаться момент получения покупателем указанной претензии с добавленным счетом. С этого момента стоит дождаться истечения 14 дней и в случае отсутствия ответа со стороны покупателя можно будет обращаться в суд.

Согласно статье 222 Хозяйственного кодекса Украины (далее – ХК Украины) участники хозяйственных отношений, которые нарушили имущественные права или законные интересы других субъектов, обязаны восстановить их, не ожидая предъявления им претензии или обращения в суд.

В случае необходимости возмещения убытков или применения других санкций субъект хозяйствования или другое юридическое лицо - участник хозяйственных отношений, чьи права или законные интересы нарушены, с целью непосредственного урегулирования спора с нарушителем этих прав или интересов имеет право обратиться к нему с письменной претензией, если иное не установлено законом.

В претензии указываются:

1) полное наименование и почтовые реквизиты заявителя претензии и лица (лиц), которому претензия предъявляется;

2) дата предъявления и номер претензии;

3) обстоятельства, на основании которых предъявлена ​​претензия;

4) доказательства, подтверждающие эти обстоятельства;

5) требования заявителя со ссылкой на нормативные акты;

6) сумма претензии и ее расчет, если претензия подлежит денежной оценке;

7) платежные реквизиты заявителя претензии;

8) перечень документов, прилагаемых к претензии.

Документы, подтверждающие требования заявителя, прилагаются в оригиналах или надлежащим образом заверенных копиях. Документы, которые есть у второй стороны, могут не прилагаться к претензии.

Претензия подписывается уполномоченным лицом заявителя претензии или его представителем и направляется адресату заказным или ценным письмом или вручается адресату под расписку.

Претензия рассматривается в месячный срок со дня его получения, если иной срок не установлен настоящим Кодексом или другими законодательными актами. Обоснованные требования заявителя получатель претензии обязан удовлетворить.

При рассмотрении претензии стороны в случае необходимости должны сверить расчеты, провести экспертизу или совершить другие действия для обеспечения досудебного урегулирования спора.

О результатах рассмотрения претензии заявитель должен быть уведомлен письменно. Ответ на претензию подписывается полномочным лицом или представителем получателя претензии и направляется заявителю заказным или ценным письмом или вручается ему под расписку.

3. О спорных условиях спецификации

Согласно пункту 5 Спецификации № 1 Приложения 1 к Договору установлено пеню в размере 2 % от суммы Договора. Считаем данное положение спорным, поскольку пеня слишком велика.

Так, за просрочку платежа по договору может быть взыскана пеня, сумма которой не может превышать установленный законом предельный размер, то есть пеню, исчисленную на основании двойной учетной ставки Национального банка Украины, действовавшей в период, за который уплачивается пеня.

В соответствии со статьей 611 ХК Украины одним из последствий нарушения обязательства является уплата неустойки.

Положениями статьи 216, части первой статьи 218 ХК Украины также определено, что основанием хозяйственно-правовой ответственности в виде применения хозяйственных санкций является совершенное участником хозяйственных отношений правонарушения в сфере хозяйствования. Одним из видов хозяйственных санкций согласно части второй статьи 217 ХК Украины являются штрафные санкции, к которым отнесены штраф и пеня (часть первая статьи 230 ХК Украины).

Однако размер пени должен быть рассчитанный с учетом ограничения размера пени двойной учетной ставкой Национального банка Украины согласно Закону Украины "Об ответственности за несвоевременное выполнение денежных обязательств", несмотря на установленный в договоре способ исчисления пени (см. Постановление Верховного Суда Украины от 24.10.2011 и постановление Высшего хозяйственного суда Украины от 07.12.2011 по делу № 25/187).

То есть в судебном порядке Вы не сможете взыскать пеню в размере 2 % от суммы Договора, поскольку суд удовлетворит Вам исключительно пеню в размере двойной учетной ставки НБУ.

Варианты, как действовать.

1 вариант

Сразу подавать в суд, пытаться доказать, что счет на оплату был выставлен 15 декабря, а оригинал вручен 22 декабря 2017.

Это можно пытаться подтвердить:

1) принтскринами, которые вы прислали;

2) показаниями свидетелей (теперь это также является доказательствами в хозяйственном процессе).

Однако, к сожалению, мы не можем гарантировать, что суд удовлетворит Ваши требования, учитывая вышеприведенное обоснование. Судья может прийти к выводу, что факт выставления счета не доказан, поэтому срок исполнения обязательства в виде уплаты средств не начался. А потому просрочки не произошло. И тогда судья откажет Вам в удовлетворении иска в полном объеме.

2 вариант (рекомендуем)

Написать претензию, добавить к ней расходную накладную и счет. Отправить претензию Укрпочтой по юридическому адресу должника ценным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении.

После получения письма ждем 14 рабочих дней, определенных договором как срок для оплаты.

Если должник не оплатил, то начинается время просрочки. Ждем 7 дней (чтобы 100 % могли требовать штраф в размере 20 %) и подаем иск в суд.

В суде все равно доказываем, что счет на оплату был выставлен 15 декабря, а оригинал вручен 22 декабря 2017 и письмом с претензией уже в 2018 году.

В таком случае, если суд не примет Ваше обоснование выставления счета 15 декабря и 22 декабря, то все равно мы докажем, что счет был получен должником вместе с претензией.

В таком случае суд удовлетворит исковые требования частично и присудит взыскать сумму долга, 20 % штрафных санкций и частично пеню.

Таким образом, если действовать по такой схеме, то Вы рискуете тем, что Вам удовлетворят взыскание пени лишь частично, однако спор по большей части суммы Вы все равно выиграете.