Національне законодавство окремо не встановлює поняття облікової документації. Але за сучасних умов зміни особистих даних, сімейного стану осіб виникає велика кількість проблем стосовно ведення документації цих даних. Облікові документи повинні закріплювати точні відомості стосовно фізичної особи.

Виходячи із вищезазначеного, облікові документи включають персональні дані, за якими можна швидко визначити головні відомості та інформацію про конкретну особу. Таким чином, облікові документи ведуться у будь-яких державних чи приватних установах, організаціях чи підприємства. Позитивним аспектом таких документів є те, що уповноважена особа, що має доступ до персональної інформації, за необхідності може зв’язатися з фізичною особою, працівником установи, адже в облікових документах зазначають персональні дані, телефон і місце проживання.

Варто зазначити, що коли особа влаштовується на нове місце роботи, роботодавець не має права вимагати від неї відомостей стосовно місця проживання, політичної приналежності та віросповідання. Якщо працівник бажає, то він може зазначити таку інформацію.

Відповідно до положень ЦК України ім’я особи складається з прізвища, ім’я та по батькові та надається цій особі відповідно до закону з моменту народження, однак фізична особа має право змінювати своє ім’я протягом життя.

Під час зміни ім’я уповноважений працівник повинен виконати ряд дій задля зміни облікової документації. У такому випадку особа, щодо якої були змінені відомості, повинна подати заяву до кадровика та зазначити, яка інформація була змінена. До цього всього необхідно надати документ, що засвідчує дійсність зміненої інформації.

Внаслідок цього розробляється та оформлюється проект наказу про внесення змін до облікової документації. Зміни можуть вноситись до трудової книжки працівника та зазначатися у бухгалтерській документації.

І нарешті, останнім кроком є підписання керівником наказу. Далі нові відомості вносяться до спеціального Журналу реєстрації наказів та змін до них. Такий наказ про внесення змін до облікової документації в Україні повинен зберігатися в організації протягом сімдесяти п’яти років.

При виникненні необхідності скласти наказ про внесення змін до облікової документації Ви можете скористатися нашим сервісом складання юридичної документації та створити такий наказ. Для початку створення документа заповніть необхідні поля, які знаходяться нижче.