Журнал обліку (реєстрації) наказів з кадрових питань тривалого строку зберігання обов’язково має бути у кожній організації, керівники якої ставлять собі за мету провадити свою діяльність відповідно до законодавства.
Кожне управлінське рішення виконавчого органу організації має форму наказу або розпорядження. У цьому випадку йдеться про накази, які повинні зберігатися в організації впродовж не менше 75 років (на відміну від наказів тимчасового зберігання – 5 років).
До журналу наказів тривалого зберігання мають вноситись відомості щодо таких наказів:
- про прийняття на роботу;
- про переведення на іншу посаду;
- про встановлення/скасування суміщення професій (посад);
- про звільнення;
- про підвищення кваліфікації працівника;
- про присвоєння звання (чину, підвищення рангу, категорії, розряду);
- про зміни біографічних даних (зміна прізвища, ім’я, по-батькові);
- про заохочення (нагородження, преміювання - надбавки, доплати, факти надання матеріальної допомоги);
- про затвердження та внесення змін до штатного розпису;
- про надання відпусток у зв’язку з вагітністю та пологами, догляду за дитиною до досягнення нею 3 років, догляду за дитиною до досягнення нею 6 років, відпусток без збереження заробітної плати, про надання відпусток та відряджень для осіб, які працюють у важких, шкідливих та небезпечних умовах праці.
Кожен оригінал наказу має долучатися до особової справи працівника.
Ведення журналу здійснюється з інформаційно-довідковою метою. При необхідності швидкого пошуку, уточнення, перевірки інформації щодо факту видачі певного наказу та його змісту, а також на підтвердження його видачі, використовується журнал.
Після закінчення звітного року здійснюється узагальнюючий запис про кількість зареєстрованих наказів. У випадку наявності значної кількості вільних сторінок журналу можливо здійснити продовження ведення такого журналу вже у новому році, однак починаючи відлік з № 1.
У журналі тривалого зберігання обов’язково мають бути відомості щодо індексу документа, дати його підписання (затвердження, прийняття, реєстрації), короткий зміст, кого з наказом ознайомлено, про факти можливої розсилки копій, може зазначатися підпис особи, яка отримала копію, а також додаткові примітки.
Взагалі про порядок ведення та заповнення журналу видано ряд нормативно-правових актів, які мають досить значну кількість, тому розібратися в них людині без юридичної освіти досить непросто.
Саме з такою метою команда юристів Bitlex підготувала для вас макет журналу тривалого зберігання. Завдяки цьому унікальному ресурсу Ви легко та швидко зможете скласти журнал обліку (реєстрації) наказів з кадрових питань тривалого строку зберігання, який буде найбільш точно відповідати особливостям Вашої компанії!
