Журнал учета (регистрации) кадровых приказов долгосрочного срока хранения обязательно должен быть в каждой организации, руководители которой ставят своей целью осуществлять свою деятельность в соответствии с законодательством.
Каждое управленческое решение исполнительного органа организации имеет форму приказа или распоряжения. В данном случае речь идет о приказах, которые должны храниться в организации в течение не менее 75 лет (в отличие от приказов временного хранения – 5 лет).
В журнал приказов длительного хранения должны вноситься сведения о таких приказах:
- о принятии на работу;
- о переводе на другую должность;
- об установлении / отмене совмещения профессий (должностей);
- об увольнении;
- о повышении квалификации работника;
- о присвоении звания (чина, повышение ранга, категории, разряда)
- об изменениях биографических данных (изменение фамилии, имя, отчество)
- о поощрении (награждении, премировании – надбавки, доплаты, факты предоставления материальной помощи);
- об утверждении и внесении изменений в штатное расписание;
- о предоставлении отпусков по беременности и родам, уходе за ребенком до достижения им 3 лет, уходе за ребенком до достижения им 6 лет, отпусков без сохранения заработной платы, о предоставлении отпусков и командировок для лиц, работающих в тяжелых, вредных и опасных условиях труда.
Каждый оригинал приказа добавляется в личное дело работника.
Ведение журнала осуществляется с информационно-справочной целью. При необходимости быстрого поиска, уточнения, проверки информации о факте выдачи определенного приказа и его содержания, а также в подтверждение его выдачи, используется Журнал.
По окончании отчетного года осуществляется обобщающая запись о количестве зарегистрированных приказов. В случае наличия значительного количества свободных страниц журнала, можно осуществить продолжение ведения данного журнала уже в новом году, однако начиная отсчет с № 1.
В Журнале длительного хранения обязательно должны быть сведения об индексе документа, датах его подписания (утверждения, принятия, регистрации), краткое содержание, кто с приказом был ознакомлен, о фактах возможной рассылки копий, может указываться подпись лица, получившего копию, а также дополнительные примечания.
Вообще о порядке ведения и заполнения журнала издан ряд нормативно-правовых актов, которых достаточно много, потому разобраться в них человеку без юридического образования непросто.
Именно с такой целью команда юристов Bitlex подготовила для вас макет журнала длительного хранения. Благодаря этому уникальному ресурсу Вы легко и быстро сможете создать Журнал учета (регистрации) кадровых приказов долгосрочного срока хранения, который будет наиболее точно соответствовать особенностям Вашей компании!
Так как документация в Украине ведется на украинском языке, заполнение документа также будет осуществляться на украинском языке.
